Rechtssicher E-Mails versenden

Was in der ganzen Europäischen Union gilt

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für alle Daten einer Person, auch für die E-Mail-Adresse einer Fachkraft (marta.gil@firma.de). Das Wichtigste:

• Eine Rechtsgrundlage für jeden Kontakt. Üblich sind die Einwilligung (die Person hat Ja gesagt), das Vertragsverhältnis (es ist ein Kunde) und das berechtigte Interesse (zum Beispiel ein geschäftlicher Kontakt, dem Ihr Angebot bei der Arbeit nützt). Das berechtigte Interesse verlangt eine Abwägung: Ihr Angebot muss zu seiner Tätigkeit passen, und die Person muss mit Ihrer E-Mail rechnen können.
• Informieren. Wer Sie sind, wofür Sie die Daten nutzen, wie man Ihre E-Mails abbestellt und wo Ihre Datenschutzerklärung steht.
• Das Widerspruchsrecht. Die Abmeldung muss einfach und kostenlos sein und sofort gelten. Wer sich abgemeldet hat, bekommt nichts mehr, auch wenn Sie ihn erneut importieren.
• Nur das Nötige speichern. Sammeln Sie keine Daten, die Sie nicht nutzen, und löschen Sie alles über jemanden, der das verlangt.

Sie sind der Verantwortliche für diese Daten: Sie entscheiden, wem Sie wozu schreiben. Tude verarbeitet in Ihrem Auftrag nur die Tracking-Daten (Öffnungen, Klicks und Abmeldungen), ohne die Adressen Ihrer Empfänger. Das regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Werbe-E-Mails: jedes Land, seine Regeln

Zusätzlich zur DSGVO regelt jedes Land Werbe-E-Mails mit einem eigenen Gesetz, das auf derselben europäischen Richtlinie beruht. Die Unterschiede zählen, wenn Sie in ein anderes Land schreiben.

Spanien

Das LSSI-CE verbietet, per E-Mail Werbung zu verschicken, die nicht angefordert oder ausdrücklich erlaubt wurde – auch an andere Unternehmen. Die Ausnahme sind Ihre Kunden: Sie dürfen ihnen über ähnliche Produkte oder Dienstleistungen schreiben wie die, die sie gekauft haben, wenn Sie ihnen beim Erheben der Daten die Möglichkeit zum Widerspruch gegeben haben und diese in jeder E-Mail erneut geben.

Jede E-Mail muss als Werbung erkennbar sein und den Absender angeben.

Frankreich

Der Code des postes et des communications électroniques verlangt für Privatpersonen eine vorherige Einwilligung, mit derselben Ausnahme für Kunden.

Bei Fachleuten erlaubt die CNIL, ohne vorherige Einwilligung an die berufliche Adresse zu schreiben, wenn das Angebot mit dem Beruf der Person zu tun hat, sie beim Erheben der Daten informiert wurde und sich in jeder E-Mail abmelden kann.

Italien

Der Codice privacy verlangt eine vorherige Einwilligung, und der Garante wendet das auch bei Fachleuten streng an. Die Ausnahme ist der sogenannte „Soft Spam“: Sie dürfen Ihren Kunden über ähnliche Produkte schreiben wie die gekauften, wenn Sie sie informiert haben und sie nicht widersprochen haben.

In Italien sollten Sie die Einwilligung jedes Kontakts haben und nachweisen können.

Deutschland

Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG, § 7) wertet E-Mail-Werbung ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung als unzumutbare Belästigung – gegenüber Privatpersonen wie gegenüber Unternehmen. Die Ausnahme für Bestandskunden ist eng: Adresse aus einem Verkauf, eigene ähnliche Produkte, kein Widerspruch, und ein Hinweis beim Erheben der Adresse und in jeder E-Mail.

In der Praxis nutzt man das Double-Opt-in (die Person bestätigt mit einem Klick in einer E-Mail), um die Einwilligung nachweisen zu können. Und man erwartet, dass die Fußzeile der E-Mail Ihre Firmendaten enthält, wie in einem Geschäftsbrief.

Wie Secuenza Ihnen hilft

• Die Rechtsgrundlage jedes Kontakts wird beim Importieren oder Hinzufügen gespeichert, damit Sie wissen, wem Sie warum schreiben dürfen.
• Jede E-Mail enthält den Abmeldelink und den Header, den Gmail und Outlook für ihre Schaltfläche „Abbestellen“ nutzen. Die Abmeldeseite trägt Ihre Marke, und die Abmeldung wird auch bei geschlossenem Secuenza erfasst: Sie kommt an, sobald Sie es öffnen.
• Die Sperrliste verhindert, dass Sie jemandem erneut schreiben, der sich abgemeldet hat, auch wenn er in einem Import wieder auftaucht.
• Die rechtliche Fußzeile mit Ihren Firmendaten steht in jeder E-Mail.
• Die DSGVO-Löschung entfernt einen Kontakt mit allem, was zu ihm gehört: Sendungen, Öffnungen und Antworten.
• Die Sicherheitsbremse pausiert eine Kampagne, wenn Abmeldungen oder unzustellbare E-Mails in die Höhe schießen – meist ein Zeichen für eine Liste, die man nicht hätte verwenden sollen.
• Anmeldungen von Ihrer Website speichern, ob die Person das Kontrollkästchen für die Einwilligung angekreuzt hat, das im Formular Pflicht ist, und wann. Secuenza schickt ihr keine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-in): Wenn Sie nach Deutschland schreiben, beachten Sie das.
• Ihre Kontakte bleiben auf Ihrem PC. Auf unsere Server kommen nur Tracking-Daten, ohne Adressen. Anmeldungen von Ihrer Website oder über die API warten dort, bis Ihr Programm sie abholt, höchstens 30 Tage.

Gekaufte oder gemietete Listen sind nach der Nutzungsrichtlinie verboten: Sie sind fast immer rechtswidrig und ruinieren den Ruf Ihres Postfachs.

Bevor Sie eine Kampagne starten

1. Haben Sie für jeden Kontakt der Liste eine Rechtsgrundlage, je nach seinem Land?
2. Sagt die erste E-Mail, wer Sie sind und warum Sie schreiben?
3. Ist Ihre Datenschutzerklärung in der Fußzeile verlinkt?
4. Haben Sie alle entfernt, die sich bereits abgemeldet oder um keine E-Mails gebeten haben?
5. Hat Ihr Angebot mit ihrer Arbeit zu tun (wenn Sie Fachleuten ohne vorherige Einwilligung schreiben)?