Vollständiges Handbuch

Alle Anleitungen für jede Ansicht auf einer Seite, in der Reihenfolge für den Einstieg: zum Durchlesen oder Ausdrucken.

Erste Schritte

Installieren Sie Secuenza, folgen Sie dem Assistenten, und in wenigen Minuten ist Ihre erste Kampagne startbereit.

Installieren

Laden Sie das Installationsprogramm auf der Seite Download herunter und öffnen Sie es. Es wird nur für Ihren Benutzer installiert, ohne Administratorrechte, und Secuenza startet am Ende von selbst. Danach aktualisiert es sich automatisch.

Der Assistent beim ersten Start

Beim ersten Mal begleitet Secuenza Sie durch sechs Schritte. Jeden davon können Sie auf später verschieben und über den Startbildschirm nachholen.

Sprache: die Sprache der Oberfläche. Ihre E-Mails können in anderen Sprachen sein.
Registrierung: Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Name. Sie ist kostenlos und nötig, damit Abmeldelinks, Öffnungen und Klicks funktionieren.
Ihr Unternehmen: Firmenname, Adresse, Logo und Signatur. Daraus entsteht die rechtliche Fußzeile jeder E-Mail.
Postfach: das Postfach, aus dem Sie versenden. Secuenza erkennt den Anbieter und prüft Ihre Domain.
Kontakte: Importieren Sie eine Excel- oder CSV-Datei oder fügen Sie eine Liste ein.
Erste Kampagne: Beginnen Sie mit einer Beispielsequenz und passen Sie sie an.

Und dann

Unter Start sehen Sie, was noch zu tun ist, wie der Versand läuft und wer geantwortet hat. Secuenza versendet, solange es geöffnet ist: Wenn Sie das Fenster schließen, arbeitet es über das Symbol neben der Uhr weiter.

Jeder Bildschirm verweist auf seine Anleitung in dieser Academy, falls Sie mehr wissen möchten, und F1 öffnet die Hilfe. Strg+1 bis Strg+8 führen zu jedem Bereich der Seitenleiste, Strg+9 zu Meine Lizenz, und Strg+K öffnet die Schnellsuche.

Das Versandpostfach einrichten

Ihre E-Mails gehen aus Ihrem eigenen Postfach hinaus, mit Ihrem Namen und Ihrer Domain. So richten Sie es unter Absender ein.

Ein Postfach hinzufügen

Klicken Sie unter Absender auf Postfach hinzufügen und geben Sie die Adresse ein. Secuenza erkennt den Anbieter (Gmail, Microsoft 365, IONOS und viele andere) und trägt Server, Port und Verschlüsselung ein.

Gmail und Google Workspace benötigen ein App-Passwort, nicht Ihr übliches Passwort. Secuenza erklärt, wie Sie es erstellen.
Microsoft 365 und Outlook.com verbinden sich mit Ihrem Microsoft-Konto, ohne Ihr Passwort zu speichern.
Das E-Mail-Postfach Ihres Hosters funktioniert mit dessen Benutzername und Passwort.

Vor dem Speichern prüft Secuenza, ob die Verbindung zustande kommt, ob sie verschlüsselt ist und ob der Server den Benutzer akzeptiert. Passwörter werden verschlüsselt auf Ihrem PC gespeichert.

Limits und Aufwärmphase

Jedes Postfach hat ein Tageslimit und ein Stundenlimit. Secuenza schlägt vorsichtige Werte für Ihren Anbieter vor und überschreitet sie nie. Bei einem neuen Postfach versendet es zunächst wenig und steigert sich Tag für Tag (Aufwärmphase) – wie ein Mensch.

Das Postfach für Benachrichtigungen

Wenn Sie den IMAP-Server hinzufügen, kann Secuenza in diesem Postfach unzustellbare E-Mails und mit Pro auch Antworten lesen. Sie können es ohne IMAP speichern und es später ergänzen.

Testen

Mit Test an mich senden erhalten Sie an Ihre Testadresse eine E-Mail mit „[TEST]“ im Betreff. Sie zählt weder für die Limits noch für die Ergebnisse.

Domain prüfen und korrigieren (SPF, DKIM, DMARC)

E-Mail-Anbieter prüfen drei Einträge Ihrer Domain, bevor sie eine E-Mail durchlassen. Secuenza kontrolliert sie und sagt Ihnen, wie Sie Fehlendes korrigieren.

Was geprüft wird

Für jedes Postfach kontrolliert der Reiter Prüfungen:

SPF: welche Server im Namen Ihrer Domain senden dürfen.
DKIM-Signatur: dass Ihre E-Mails signiert sind und der Schlüssel lang genug ist.
DMARC: was Anbieter mit einer E-Mail tun sollen, die die beiden anderen Prüfungen nicht besteht.
E-Mail-Empfang (MX), Reverse-DNS des Servers (PTR), MTA-STS, BIMI und die Verschlüsselung der Verbindung.

Jede Prüfung erscheint grün, gelb oder rot, mit einer verständlichen Erklärung.

So korrigieren Sie es

Wenn etwas nicht stimmt, sagt Secuenza Ihnen, welchen Eintrag Sie wo hinzufügen müssen – mit den Schritten für Ihren Anbieter. Wenn Ihnen lieber eine KI das erklären soll, bereitet Prompt für die KI kopieren die Frage mit Ihren Daten vor.

DNS-Änderungen brauchen etwas Zeit: Prüfen Sie nach einer Stunde erneut.

Mit Pro

Echter Versandtest: Secuenza sendet eine echte E-Mail aus Ihrem Postfach und zeigt Ihnen, wie der empfangende Server sie sieht: Signatur, SPF, DMARC-Ausrichtung, Verschlüsselung und Spam-Prüfung.
Blocklisten: prüft, ob Ihr Server oder Ihre Domain auf den Listen stehen, die Filter verwenden.

Kontakte importieren

Holen Sie Ihre Kontakte aus Excel, CSV oder einer eingefügten Liste. Secuenza legt niemanden doppelt an und schreibt niemandem mehr, der sich abgemeldet hat.

Die Schritte

Die Daten: Wählen Sie die Datei (Excel oder CSV) oder fügen Sie aus Excel kopierte Zeilen ein. Secuenza erkennt Trennzeichen und Umlaute.
Spalten: Secuenza errät, was in jeder Spalte steht. Prüfen Sie es: Nur die E-Mail-Spalte ist Pflicht.
Herkunft und Liste: Geben Sie an, woher die Daten stammen und warum Sie diesen Menschen schreiben dürfen (die Rechtsgrundlage). Das wird bei jedem Kontakt gespeichert, wie es die DSGVO verlangt. Wählen Sie außerdem, in welche Liste sie kommen.
Prüfen: Vor dem Import sehen Sie, wie viele neu sind, wie viele Sie schon hatten und welche nicht aufgenommen werden.
Fertig: die Zusammenfassung des Imports.

Was draußen bleibt

Falsch geschriebene Adressen und Duplikate in der Datei.
Wer sich abgemeldet hat oder auf der Sperrliste steht: wird nicht reaktiviert.
Wer die Löschung seiner Daten verlangt hat: kann nicht wieder aufgenommen werden.
Wenn Sie es auswählen, Domains, die keine E-Mails empfangen, weil sie unzustellbar wären.

Zweifelhafte Adressen (ein möglicher Tippfehler wie „gmial.com“) werden gesondert angezeigt, mit dem vorgeschlagenen Korrekturvorschlag.

In der kostenlosen Version

Es passen 500 aktive Kontakte hinein. Enthält die Datei mehr, werden die importiert, die passen – in der Reihenfolge der Datei. Mit Pro gibt es kein Limit.

Listen, Tags und Segmente

Organisieren Sie Ihre Kontakte, damit Sie jeder Gruppe schreiben, was sie interessiert.

Listen

Eine Liste fasst Kontakte zusammen, die aus derselben Quelle stammen oder etwas gemeinsam haben: „Kunden“, „Messe 2026“. Ein Kontakt kann in mehreren Listen stehen. Kampagnen gehen an eine oder mehrere Listen.

Benutzerdefinierte Felder

Neben Name, Firma oder Stadt können Sie eigene Felder anlegen (eine Mitgliedsnummer, ein Verlängerungsdatum) und in Ihren E-Mails verwenden.

Segmente

Ein Segment ist eine Gruppe, die sich selbst berechnet: zum Beispiel „im letzten Monat geöffnet“ oder „aus München und ohne Klicks“. Es aktualisiert sich bei jeder Verwendung, sodass eine Kampagne an ein Segment alle einschließt, die neu hinzukommen.

Status eines Kontakts

Jeder Kontakt hat einen Status: Aktiv, Abgemeldet, Adresse existiert nicht, Als Spam gemeldet, Ungültiges Format, Inaktiv oder Hat geantwortet. Nur aktive Kontakte erhalten E-Mails.

Jemanden endgültig löschen

Wenn eine Person die Löschung ihrer Daten verlangt, entfernt die endgültige Löschung ihre Kontaktdetails und ihren Verlauf und behält nur einen Fingerabdruck, damit sie nicht erneut aufgenommen wird. Secuenza erstellt die Löschbestätigung, die Sie ihr schicken können.

Eine Kampagne und ihre Sequenz anlegen

Eine Kampagne ist eine E-Mail-Sequenz, die sich selbst versendet – in ihrem Tempo, aus Ihrem Postfach.

Beginnen

Klicken Sie unter Kampagnen auf Neue Kampagne. Sie können mit einer Beispielsequenz beginnen (Vorstellung, Begrüßung, Reaktivierung …) und sie nach Belieben ändern oder bei null anfangen.

Was zu einer Kampagne gehört

Das Postfach, aus dem sie versendet wird.
Die Empfänger: eine oder mehrere Listen oder Segmente. Wer später hinzukommt, wird automatisch aufgenommen.
Die E-Mails: jede mit ihren Wartetagen nach der vorherigen. Die erste geht hinaus, sobald sie an der Reihe ist.
Die Versandzeiten: die allgemeinen aus den Einstellungen oder eigene. Feiertage und versandfreie Tage werden übersprungen.

Eine E-Mail wird erst versendet, wenn Sie sie als fertig markieren. So können Sie die nächsten schreiben, während die ersten schon hinausgehen.

Starten

Klicken Sie auf Starten. Secuenza prüft zuerst, ob nichts fehlt: Postfach, rechtliche Fußzeile, Testadresse, Spam-Prüfung. Dann bereitet es die Warteschlange vor und versendet innerhalb der Limits Ihres Postfachs.

Wer antwortet (Pro), sich abmeldet oder unzustellbar ist, verlässt die Sequenz.

Mehrere Kampagnen gleichzeitig

Wenn mehrere aktive Kampagnen dasselbe Postfach nutzen, teilen sie sich sein Limit: Jede E-Mail kommt von der Kampagne, die heute am wenigsten gesendet hat, und eine Kampagne, die Sie starten, während eine andere die Warteschlange füllt, beginnt innerhalb einer Viertelstunde. Zuerst zählt die Priorität jeder Kampagne: Eine mit hoher Priorität verbraucht das Limit vor den anderen.

Pausieren und die Sicherheitsbremse

Sie können eine Kampagne jederzeit pausieren: Es geht nichts verloren, und sie macht dort weiter, wo sie aufgehört hat. Bei zu vielen unzustellbaren E-Mails oder Abmeldungen pausiert die Sicherheitsbremse sie von selbst und erklärt den Grund; wenn Sie es geprüft haben, klicken Sie auf Versand fortsetzen. Sie schützt Ihr Postfach und Ihre Domain und lässt sich nicht abschalten. Alle Bremsen mit ihren Zahlen finden Sie unter Versandsicherheit.

Anmeldungen von Ihrer Website

Im Reiter Formular und API kann eine Kampagne Personen aufnehmen, die sich auf Ihrer Website anmelden oder aus Ihrem System kommen, und den Kontakt anlegen, wenn es ihn noch nicht gab. Wie das geht: Anmeldungen von Ihrer Website oder Ihrem System.

Archivieren

Eine Kampagne, die Sie nicht mehr nutzen, archivieren Sie auf ihrer Seite: Sie sendet nicht mehr, nimmt keine Anmeldungen mehr an und verschwindet aus der Liste, aber es wird nichts gelöscht; ihre E-Mails, ihre Empfänger und ihre Ergebnisse bleiben erhalten. Um sie zu sehen, aktivieren Sie Auch die archivierten anzeigen unter Kampagnen. Aus dem Archiv holen lässt sie pausiert, bereit zum Starten.

In der kostenlosen Version

Bis zu 2 aktive Kampagnen gleichzeitig und 7 E-Mails pro Sequenz.

Eine E-Mail schreiben und prüfen

Jede E-Mail der Sequenz wird im Editor geschrieben und geprüft, bevor Sie sie als fertig markieren.

Betreff und Vorschautext

Der Betreff ist das Erste, was man sieht; der Vorschautext ist die kurze Zeile, die viele E-Mail-Programme daneben anzeigen. Nutzen Sie ihn, um den Betreff zu ergänzen, nicht um ihn zu wiederholen.

Der Text

Schreiben Sie so, wie Sie einem Menschen schreiben würden. Sie können Kontaktfelder wie {{Vorname}} oder {{Firma}} einfügen, damit jede E-Mail die passenden Daten enthält.

Die Fußzeile mit Ihren Firmendaten und dem Abmeldelink wird jeder E-Mail automatisch hinzugefügt.

Ist der Text eines Links eine Adresse (etwa www.ihrefirma.de), führt der Link direkt dorthin, und dieser Klick wird nicht gezählt: Ein Text, der eine Domain zeigt und zu einer anderen führt, ist genau das, wonach Betrugsfilter suchen.

Bilder

Klicken Sie im Block Bild auf Bild auswählen oder hochladen; unter HTML (erweitert) setzt Bild einfügen es an die Stelle des Cursors. Es öffnet sich Ihre Bilder, die Galerie Ihres Kontos: Wählen Sie eines aus oder laden Sie ein neues hoch (JPG, PNG oder GIF).

Secuenza bereitet es vor dem Hochladen vor: Es dreht es so, wie das Handy es aufgenommen hat, und passt es an die Breite der E-Mail an. Ein Handyfoto hat danach etwa 100 KB.
Was zu sehen ist ist Pflicht: Das lesen Personen mit ausgeschalteten Bildern und Screenreader.
Link (optional): wohin es beim Anklicken führt.

Die Bilder werden in Ihrem Konto gespeichert, nicht auf dem PC, und sind auf jeder Ihrer Installationen zu sehen. Platz gibt es für 5 MB in der kostenlosen Version und 50 MB mit Pro. Wenn Sie eines löschen, verschwindet es auch aus den bereits gesendeten E-Mails, die es verwenden. Setzen Sie immer Text dazu: Eine E-Mail, die nur aus einem Bild besteht, wirkt wie Werbung.

Mehrere Sprachen

Wenn Sie Kontakte haben, die andere Sprachen sprechen, fügen Sie eine Sprachversion derselben E-Mail hinzu. Jeder Kontakt erhält seine.

Wählen Sie die Sprache unter Version in anderer Sprache erstellen …, und Secuenza kopiert einen Prompt mit dieser E-Mail zum Übersetzen. Fügen Sie ihn in Ihre KI ein (ChatGPT, Claude oder Copilot), fügen Sie die Antwort in Schritt 2 ein und klicken Sie auf Übersetzte Version anlegen. Wenn Sie lieber selbst übersetzen, legt Ich übersetze selbst die Version mit dem Text der aktuellen an, und Sie schreiben darüber. Fußzeile, Abmeldung und „im Browser ansehen“ erscheinen von selbst in der Sprache jeder Version.

Spam-Prüfung

Secuenza analysiert die E-Mail wie ein Filter (Betreff, Links, Bilder, Textanteil und riskante Wörter) und vergibt eine Punktzahl. Ab 5 Punkten wirkt sie wie Spam, und Secuenza warnt Sie, bevor Sie sie aktivieren. Jeder Hinweis sagt, was Sie ändern sollten.

Bevor Sie sie aktivieren

Test an mich senden: Sie kommt an Ihrer Testadresse mit „[TEST]“ im Betreff an, ohne Tracking.
E-Mail-Quelltext ansehen: der Code, so wie er versendet wird.

Mit KI schreiben

Secuenza bereitet die Anweisungen für Ihre bevorzugte KI vor und macht aus ihrer Antwort eine E-Mail, die Sie nur noch prüfen müssen.

So funktioniert es

Klicken Sie im Editor auf Mit KI schreiben und wählen Sie, was Sie möchten: eine neue E-Mail, eine bestehende verbessern, kürzen, den Ton ändern oder sie so umschreiben, dass sie nicht nach Spam aussieht.
Prompt kopieren: Secuenza erstellt ihn mit Ihren Firmendaten, dem Ziel der Kampagne und der vorherigen E-Mail der Sequenz.
Fügen Sie ihn in ChatGPT, Claude, Copilot oder die KI Ihrer Wahl ein.
Antwort der KI einfügen: Secuenza trennt Betreff, Vorschautext und Text und übernimmt sie in den Editor.

Warum so

Secuenza sendet Ihre Daten an keine KI: Sie entscheiden, was Sie kopieren und wo Sie es einfügen. Es funktioniert mit jeder KI, kostenlos oder kostenpflichtig, und mit dem Konto, das Sie schon haben.

Danach

Lesen Sie immer, was die KI geschrieben hat. Machen Sie die Spam-Prüfung, passen Sie an, was nicht nach Ihnen klingt, und senden Sie sich einen Test, bevor Sie die E-Mail aktivieren.

Vorlagen und Designs

Vorlagen ersparen Ihnen den Start bei null: fertig geschriebene Sequenzen und Designs in Ihrem Markenauftritt.

Die Firmendaten

Füllen Sie zuerst Ihr Unternehmen aus: Firmenname, Adresse, Logo, Hauptfarbe und Signatur. Daraus entstehen die rechtliche Fußzeile und die Designs.

Designs

Ein Design ist das Aussehen der E-Mail: von einem, das wie von Hand geschrieben wirkt (das funktioniert bei Vertriebs-E-Mails am besten), bis zu einem mit Ihrem Logo und Ihren Farben. Alle sehen auf dem Handy und im Dunkelmodus gut aus.

Wenn Sie ein Design ändern, können Sie es als eigenes Design speichern und in anderen Kampagnen verwenden.

Beispielsequenzen

Unter Vorlagen finden Sie vollständige Sequenzen in fünf Sprachen: Vertriebsvorstellung, Begrüßung neuer Kunden, Reaktivierung, Nachfassen nach einer Messe … Jede bringt ihre E-Mails und Wartetage mit. Wenn Sie eine verwenden, wird eine pausierte Kampagne angelegt, die Sie anpassen können.

Was Sie immer ändern müssen

Die Teile in eckigen Klammern wie [Ihr Produkt] sind für Sie: Secuenza warnt Sie, wenn eine E-Mail noch welche enthält.

Versand starten und überwachen

Der Startbildschirm zeigt Ihnen, wie alles läuft und was jetzt zu tun ist.

Was Sie jetzt tun können

Oben zeigt Secuenza, was zum Versenden noch fehlt (ein Postfach, die Firmendaten, Kontakte …) oder was Sie prüfen sollten. Jeder Hinweis hat seine Schaltfläche.

Der Versand

Versand starten und Versand stoppen steuern den gesamten Versand auf einmal.
Sie sehen, wie viele E-Mails heute hinausgegangen sind, wie viele warten und wann die nächste fällig ist.
Secuenza versendet, solange es geöffnet ist. Wenn Sie das Fenster schließen, arbeitet es über das Symbol neben der Uhr weiter. In den Einstellungen können Sie es mit Windows starten lassen.

Warteschlange leeren entfernt die vorbereiteten E-Mails, die noch nicht versendet wurden, ohne die Kampagnen anzutasten.

Versandzustand

Für jedes Postfach: das heutige Limit, unzustellbare E-Mails und aktuelle Abmeldungen. Wenn ein Anbieter beginnt, Sie abzuweisen, sehen Sie es hier, bevor es schlimmer wird.

Die Sicherheitsbremse

Bei zu vielen unzustellbaren E-Mails oder Abmeldungen, wenn ein Server Ihr Postfach abweist oder ein E-Mail-Anbieter Ihre E-Mails nicht mehr öffnet, pausiert die Bremse die Kampagne, das Postfach oder den Versand an diesen Anbieter und erklärt den Grund mit den Zahlen. Prüfen führt Sie dorthin, wo es sich beheben lässt, Versand an … fortsetzen setzt einen Anbieter fort, und Erledigt entfernt die Meldung. Alles, worauf sie achtet, steht unter Versandsicherheit.

Antworten und Aktivität

Mit Pro zeigt Hat geantwortet, wer diese Woche geantwortet hat. Unter Aktivität sehen Sie die letzten Ereignisse: Öffnungen, Klicks und Abmeldungen.

Ergebnisse lesen und wen anrufen

Die Ergebnisse zeigen Ihnen, was funktioniert, wo Ihre E-Mails ankommen und wer Interesse gezeigt hat.

Die Reiter

Nach Kampagne: Versendete, Öffnungen, Klicks, Antworten und Abmeldungen je Kampagne.
Nach E-Mail: jede E-Mail der Sequenz, damit Sie wissen, welche am besten wirkt und welche Sie ändern sollten.
Tag für Tag: wie es sich entwickelt.
Nach Anbieter (Pro): wo Sie ankommen und wo nicht (Gmail, Outlook, Yahoo …), mit einem Hinweis, wenn Sie wahrscheinlich im Spam landen.
Wer geöffnet hat und Wer geklickt hat: die Personen, mit E-Mail-Adresse und Datum.
Wen anrufen (Pro): die Interessiertesten.

Echte Öffnungen

Apple Mail und Gmail öffnen E-Mails automatisch, um vor Tracking zu schützen. Secuenza trennt diese automatischen Öffnungen von denen echter Menschen, und die Hauptzahlen zählen nur Menschen. Deshalb können Ihre Quoten niedriger wirken als in anderen Programmen: Es sind die echten.

Wen Sie anrufen sollten

Mit Pro sortiert Secuenza die Kontakte nach Interesse: wer mehrmals geöffnet, geklickt oder geantwortet hat. Das ist die kurze Liste, um zum Telefon zu greifen.

Exportieren

Mit Pro lässt sich jede Tabelle nach Excel oder CSV exportieren.

Die Zahlen richtig lesen

Auf demselben Bildschirm vergleicht So lesen Sie die Zahlen Ihre Ergebnisse mit den üblichen Werten bei Vertriebs-E-Mails, damit Sie wissen, ob Sie auf Kurs sind.

Versandsicherheit: Bremsen und Schutzfunktionen

Der Bereich Sicherheit zeigt Ihnen, ob eine Bremse etwas gestoppt hat, wie Ihre Zahlen stehen und was Secuenza tut, damit Ihre E-Mails im Posteingang ankommen.

Gerade jetzt

Oben steht, was die Sicherheitsbremse gestoppt hat, falls etwas, mit einer Schaltfläche zum Prüfen. Darunter die Zahlen der letzten 30 Tage: gesendet, unzustellbar, Abmeldungen und Spam-Beschwerden, jeweils neben ihrem Grenzwert, und wie viele inaktive Kontakte aussortiert wurden.

Und Ihre Postfächer: ob sie normal senden, ob sie in der Aufwärmphase sind (und an welchem Tag) und wie SPF, DKIM und DMARC bei ihrer letzten Prüfung ausgefallen sind.

Die Bremsen

Sie stoppen den Versand von selbst, wenn etwas schiefläuft, bevor aus einem Problem ein schlechter Ruf wird. Sie sind immer aktiv und lassen sich nicht abschalten.

Bremse bei unzustellbaren E-Mails. Wenn mehr als 3 % der letzten 200 Sendungen einer Kampagne zurückkommen, weil die Adresse nicht existiert, wird die Kampagne pausiert. Meist ist es eine alte oder gekaufte Liste.
Bremse bei Abmeldungen. Wenn mehr als 1 % der letzten 200 Sendungen einer Kampagne mit einer Abmeldung enden, wird die Kampagne pausiert: Diese Menschen interessiert nicht, was sie bekommen.
Anbieter-Bremse. Wenn 50 E-Mails der letzten 7 Tage an denselben E-Mail-Anbieter (gmail.com, web.de …) 48 Stunden später noch keine Öffnung und keinen Klick haben, wird der Versand an diesen Anbieter gestoppt: Sehr wahrscheinlich landen sie in seinem Spam-Ordner. Jede Öffnung zählt, auch die automatischen.
Bremse bei Ablehnungen. Wenn ein Server Ihre E-Mails ablehnt, weil Ihr Server oder Ihre Domain auf einer Blocklist steht, wird das Postfach sofort pausiert; bei jeder anderen Regel bei der dritten Ablehnung innerhalb von 24 Stunden.

Die ersten beiden beurteilen eine Kampagne erst ab 100 Sendungen.

Den Versand fortsetzen

Wenn eine Bremse greift, sagt die Meldung, was passiert ist und mit welchen Zahlen, und es geht nichts mehr hinaus, bis Sie entscheiden:

Eine pausierte Kampagne: auf ihrer Seite Versand fortsetzen. Prüfen Sie vorher, woher diese Kontakte stammen und was ihnen die E-Mail sagt.
Ein pausiertes Postfach: in seinen Details Postfach fortsetzen, sobald die Ursache behoben ist. Die Details zeigen, was der Server geantwortet hat.
Ein pausierter Anbieter: Versand an … fortsetzen in der Meldung, hier oder unter Einstellungen › Versand, wo alle pausierten Anbieter stehen. Prüfen Sie vorher SPF, DKIM und DMARC des Postfachs.

Auf der Startseite entfernt Erledigt die Meldung. Wenn Sie vor dem Fortsetzen nichts ändern, greift die Bremse sehr wahrscheinlich wieder.

Die übrigen Schutzfunktionen

Bereinigung inaktiver Kontakte: Wer in 120 Tagen bei 8 E-Mails nichts öffnet und nichts anklickt, bekommt keine mehr. Sie stellen das unter Einstellungen › Versand ein, und ein inaktiver Kontakt lässt sich wieder aktivieren.
Aufwärmphase: Ein neues Postfach beginnt am ersten Tag mit 20 E-Mails und steigert sich 14 Tage lang bis zu seinem Limit.
Limits und Tempo: Jedes Postfach hat ein Tages- und ein Stundenlimit unter denen seines Anbieters, und die Sendungen verteilen sich über Ihre Versandzeiten mit unterschiedlichen Pausen dazwischen.
Obergrenze pro E-Mail-Anbieter: höchstens 20 E-Mails pro Stunde an denselben Anbieter. Der Versand wartet und geht in der nächsten Stunde weiter.
Sperrliste: Abmeldungen, Adressen, die nicht existieren, Spam-Beschwerden und Personen, die die Löschung ihrer Daten verlangt haben, bekommen nie wieder etwas, auch wenn Sie sie erneut importieren.
Einfache Abmeldung: Jede E-Mail hat den Abmeldelink, die Abmeldung mit einem Klick, die Gmail und Yahoo verlangen, und Ihr Impressum.
Spam-Prüfung und Prüfungen der Domain: Jede E-Mail wird mit den Regeln der Filter geprüft, und die Details jedes Postfachs prüfen SPF, DKIM, DMARC, den Reverse-Namen des Servers und die Verschlüsselung.

Mehr erfahren

Unten auf der Seite gibt es sechs kurze Anleitungen: wie Sie nicht im Spam landen, warum mehrere Postfächer, unzustellbare E-Mails, Abmeldungen und Beschwerden, SPF, DKIM und DMARC in zwei Minuten und saubere Listen. Der Leitfaden zur Zustellbarkeit erklärt alles im Detail, auch wie Sie jeden Eintrag bei Ihrem Anbieter einrichten.

Unzustellbare E-Mails und Antworten

Wenn eine E-Mail nicht ankommt, schickt der Server des Empfängers eine Unzustellbarkeitsmeldung an Ihr Postfach. Secuenza liest diese Meldungen und handelt für Sie.

Unzustellbare E-Mails

Ist das Postfach für Benachrichtigungen (IMAP) eingerichtet, prüft Secuenza diese Meldungen:

Diese Adresse existiert nicht: Der Kontakt wird abgemeldet und nicht mehr angeschrieben.
Postfach voll oder ein Server, der nicht antwortet: Das wird notiert und später erneut versucht; wiederholt es sich, wird nicht mehr geschrieben.
Er weist Ihr Postfach ab (wegen einer Blocklist oder seines Rufs): Das liegt nicht am Kontakt. Die Bremse pausiert das Postfach, und seine Details zeigen, was der Server geantwortet hat.

Sie können sie jederzeit mit Unzustellbare E-Mails jetzt prüfen prüfen oder mit Nur ansehen, nichts ändern sehen, was passieren würde. Mit Pro werden sie jeden Tag automatisch geprüft.

Antworten (Pro)

Secuenza erkennt in Ihrem Postfach die Antworten auf Ihre Kampagnen. Wer antwortet, verlässt die Sequenz: Er erhält die nächste automatische E-Mail nicht, während Sie ihm antworten. Automatische Antworten (Urlaub, Abwesenheit) werden erkannt und zählen nicht.

Sie sehen sie unter Start, in den Kontaktdetails und in den Ergebnissen.

Anmeldungen von Ihrer Website oder Ihrem System: Formular und API

Wer sich auf Ihrer Website anmeldet oder aus Ihrem Onlineshop oder Ihrem CRM kommt, landet von selbst in einer Kampagne. War die Person noch kein Kontakt, legt Secuenza sie an.

Anmeldungen einschalten

Jede Kampagne hat ihren Reiter Formular und API. Aktivieren Sie Anmeldungen von außen annehmen, und die Kampagne erhält einen Code aus 10 Buchstaben, den das Formular und die API verwenden. Schalten Sie die Anmeldungen aus, bleibt der Code erhalten: Ein bereits eingefügtes Formular funktioniert wieder, sobald Sie sie einschalten.

Um Anmeldungen zu empfangen, muss Secuenza registriert sein: Sie kommen in Ihrem Konto an und gehen von dort an das Programm.

Das Formular für Ihre Website

Secuenza erzeugt den HTML-Code ohne Skripte, den Sie in WordPress, Wix, Shopify oder eine selbst gebaute Seite einfügen. Sie wählen:

Was es außer der E-Mail-Adresse abfragt (Name, Firma, Telefon …) und was Pflicht ist.
Die Sprache der Beschriftungen, die auch die Sprache der Kontakte wird, die darüber kommen.
Den Text der Schaltfläche.
Ihre Datenschutzerklärung, verlinkt im Kontrollkästchen für die Einwilligung. Das Kontrollkästchen ist Pflicht.
Die Dankesseite, auf die man nach der Anmeldung kommt. Lassen Sie sie leer, zeigt Secuenza eine mit Ihrem Namen und Ihrem Logo.
Mit einfachen Stilen oder ohne, wenn Ihre Website es gestalten soll.

So sieht es aus zeigt das Ergebnis. Klicken Sie auf Code kopieren und fügen Sie ihn in Ihre Seite ein. Das Formular hat ein verstecktes Feld gegen Bots und nimmt zehn Anmeldungen pro IP-Adresse alle zehn Minuten an.

Die API für Ihr System

Für Anmeldungen aus Ihrer Website, Ihrem Onlineshop oder Ihrem CRM: eine POST-Anfrage an https://api.secuenza.com/v1/altas mit der Person als JSON und Ihrem Schlüssel im Header Authorization: Bearer sz_alta_….

Klicken Sie auf Schlüssel erstellen. Er gilt für alle Ihre Kampagnen: Bewahren Sie ihn auf Ihrem Server auf, nie in einer Webseite, denn wer ihn hat, kann Personen in Ihre Kampagnen eintragen. Ist er nach außen gelangt, macht Schlüssel ändern den alten ungültig.

curl -X POST https://api.secuenza.com/v1/altas \
  -H "Authorization: Bearer sz_alta_…" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"campana":"abcdefghjk","email":"anna@beispiel.de","nombre":"Anna","empresa":"Nord Beratung","idioma":"de","consentimiento":true}'

Pflicht sind nur campana (der Code) und email. Außerdem nimmt sie nombre (Vorname), apellidos (Nachname), empresa (Firma), cargo (Position), telefono (Telefon), ciudad (Ort), pais (Land), web, idioma (es, en, fr, it oder de), consentimiento (true, wenn die Person eingewilligt hat, Ihre E-Mails zu erhalten) und campos mit Ihren benutzerdefinierten Feldern nach ihrem Schlüssel an.

Sie antwortet mit 202, wenn sie die Anmeldung erhalten hat, 400, wenn die Adresse fehlt oder ungültig ist, 401, wenn der Schlüssel nicht gilt, 404, wenn die Kampagne keine Anmeldungen annimmt, und 429, wenn zu viele hintereinander kommen.

Wann sie im Programm ankommen

Die Anmeldungen warten bei Secuenza, bis das Programm sie abholt: alle 5 Minuten, während es sendet, sonst stündlich, und beim Öffnen. Bei ausgeschaltetem PC gehen sie nicht verloren: Sie kommen an, wenn Sie ihn einschalten. Was 30 Tage lang niemand abholt, wird gelöscht.

Was mit jeder Anmeldung passiert

War die Person kein Kontakt, wird sie mit den Angaben der Anmeldung angelegt und in die Kampagne aufgenommen. Ihre Herkunft lautet „Webformular“ oder „Anmeldung über die API“, und wenn sie das Kästchen angekreuzt hat, wird die Einwilligung mit Datum gespeichert.
War sie schon Kontakt, wird nur ergänzt, was fehlte, und sie wird aufgenommen. Ein inaktiver Kontakt wird wieder aktiv.
Nicht aufgenommen wird, wer sich abgemeldet hat, wessen Adresse nicht existiert, wer eine E-Mail als Spam gemeldet hat oder auf der Sperrliste steht. Bei Personen, die die Löschung ihrer Daten verlangt haben, wird nicht einmal die Adresse gespeichert.
In der kostenlosen Version wird eine Anmeldung, die nicht mehr in das Kontaktlimit passt, als „Passt nicht in die kostenlose Version“ vermerkt.

Letzte Anmeldungen im selben Reiter zeigt, welche angekommen sind und was mit jeder passiert ist.

Secuenza schickt keine Bestätigungs-E-Mail, bevor es jemanden aufnimmt (Double-Opt-in). Wenn Sie in Länder schreiben, in denen das erwartet wird, etwa nach Deutschland, beachten Sie das: Rechtssicher versenden erklärt es.

Einstellungen, Sicherungen und Feiertage

Was für das ganze Programm gilt, ändern Sie in den Einstellungen.

Versandzeiten und Feiertage

Allgemeine Versandzeiten: die Tage und Uhrzeiten, zu denen versendet wird. Jede Kampagne kann eigene haben.
Feiertage: nach Land und Region, damit niemand an seinem Feiertag angeschrieben wird. Sie aktualisieren sich selbst.
Versandfreie Tage: Ihre eigenen, etwa Urlaub oder Betriebsferien.

Tests und Tagesbericht

Testadresse: Hier kommen die E-Mails von „Test an mich senden“ an.
Tagesbericht (Pro): eine Zusammenfassung per E-Mail, was passiert ist.

Inaktive Kontakte

Wer denen schreibt, die nie öffnen, schadet seinem Ruf. Wer in 120 Tagen 8 E-Mails erhält, ohne eine zu öffnen oder zu klicken, wird inaktiv und bekommt nichts mehr. Jede Öffnung zählt, auch die automatischen von Gmail oder Apple Mail. Sie entscheiden, wie viele E-Mails in wie vielen Tagen, und können jeden jederzeit wieder aktivieren.

Pausierte E-Mail-Anbieter

Stoppt die Sicherheitsbremse den Versand an einen E-Mail-Anbieter (gmail.com, web.de …), zeigt Einstellungen › Versand ihn mit Datum und Grund, und Versand fortsetzen nimmt ihn wieder auf. Mehr dazu unter Versandsicherheit.

Sicherungen

Secuenza erstellt jeden Tag eine Sicherung und behält die letzten 14. Sie können eine weitere in einem Ordner außerhalb des PCs ablegen (OneDrive, eine externe Festplatte) und jede davon wiederherstellen. Vor dem Wiederherstellen wird der aktuelle Stand gesichert, falls Sie sich irren.

Mit Alles exportieren erhalten Sie eine .secuenza-Datei mit Ihren Kontakten, Kampagnen, Ergebnissen und Einstellungen. Wenn Sie ein Passwort vergeben, werden die Passwörter Ihrer Postfächer verschlüsselt mitgenommen.

Secuenza auf einen anderen PC übertragen

Exportieren Sie alles mit einem Passwort.
Wenn Sie Pro haben, klicken Sie unter Meine Lizenz auf Auf einen anderen PC übertragen.
Installieren Sie Secuenza auf dem neuen PC und wählen Sie, diese Datei wiederherzustellen.
Mit Pro aktivieren Sie die Lizenz dort mit Ihrem Code.

Ihre Lizenz und Pro

Unter Meine Lizenz sehen Sie, was Sie auf diesem PC haben und wie Sie auf Pro upgraden.

Den PC registrieren

Die Registrierung von Secuenza ist kostenlos und nötig, damit Abmeldelinks, Öffnungen und Klicks funktionieren. Sie erfolgt im Assistenten oder unter Meine Lizenz, mit Ihrer E-Mail-Adresse.

Kostenlos und Pro

Die kostenlose Version läuft nie ab: 1 Postfach, 500 Kontakte, 2 aktive Kampagnen und 7 E-Mails pro Sequenz. Pro hebt die Limits auf und bietet die automatische Verarbeitung unzustellbarer E-Mails und Antworten, den Tagesbericht, die Prognose zum Kampagnenende, Ergebnisse nach Anbieter, Export, wen Sie anrufen sollten, den echten Versandtest und die Blocklisten.

Auf Pro upgraden

Klicken Sie auf Auf Pro upgraden: Der Kauf öffnet sich im Browser. Danach wird Pro auf diesem PC automatisch aktiviert. Wenn Sie auf der Website gekauft haben, verwenden Sie Ich habe einen Code und fügen Sie den Code ein, den Sie per E-Mail erhalten haben.

Jede Lizenz gehört zu einer E-Mail-Adresse und wird auf einem PC genutzt.

Den PC wechseln

Auf einen anderen PC übertragen gibt die Lizenz frei: Dieser PC kehrt ohne Datenverlust zur kostenlosen Version zurück, und auf dem anderen aktivieren Sie sie mit Ihrem Code.

Das Abonnement

Mein Abonnement verwalten öffnet Mein Konto auf der Website: Ihre Karte, die Rechnungen von Stripe, kündigen oder weitermachen. Schlägt eine Zahlung fehl, funktioniert Pro weiter, während Stripe es erneut versucht. Endet das Abonnement, kehren Sie ohne Verluste zur kostenlosen Version zurück.